CEO Nguyễn SơnTrong hoạt động xuất nhập khẩu hiện nay, in bảng kê mã vạch là một bước bắt buộc trong quá trình thông quan hàng hóa. Đây không chỉ là công cụ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý hàng hóa. Trong bài viết dưới đây, In Sơn Nguyên sẽ giúp bạn hiểu rõ bảng kê mã vạch là gì, vì sao cần in, cũng như cách in và khắc phục lỗi thường gặp theo quy định mới nhất năm 2025.
1. Bảng kê mã vạch là gì?
Bảng kê mã vạch (hay còn gọi là mã vạch tờ khai hải quan) là một dãy ký hiệu dạng vạch được in trực tiếp lên tờ khai hải quan điện tử. Mỗi mã vạch tương ứng với một tờ khai cụ thể, cho phép hệ thống hải quan nhận diện, kiểm tra và theo dõi thông tin hàng hóa nhanh chóng, chính xác trong suốt quá trình xuất nhập khẩu.
Hiểu đơn giản, bảng kê mã vạch chính là “phiên bản điện tử” của tờ khai, giúp cán bộ hải quan chỉ cần quét mã thay vì phải kiểm tra giấy tờ thủ công. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian thông quan, giảm sai sót và tiết kiệm chi phí vận hành.
2. Vì sao cần in bảng kê mã vạch?
In bảng kê mã vạch không chỉ là yêu cầu kỹ thuật, mà còn là bước bắt buộc trong quy trình thông quan hàng hóa. Dưới đây là những lý do doanh nghiệp cần phải in và sử dụng bảng kê mã vạch đúng quy định:
- Xác nhận hàng hóa đủ điều kiện lưu thông: Bảng kê mã vạch là căn cứ chứng minh hàng hóa đã hoàn tất thủ tục hải quan, đủ điều kiện rời bãi hoặc đi qua khu vực giám sát. Nếu thiếu bảng kê này, phương tiện chở hàng sẽ không được phép di chuyển ra khỏi khu vực kiểm soát.
- Yêu cầu bắt buộc của cơ quan hải quan: Theo quy định, mọi phương tiện ra vào khu vực giám sát đều phải có bảng kê mã vạch. Nếu không có, doanh nghiệp có thể bị xử lý vi phạm hoặc phải thực hiện lại bước khai báo điện tử.
- Tăng tốc độ thông quan và tiết kiệm chi phí: Thay vì phải kiểm tra thủ công từng tờ khai, cán bộ hải quan chỉ cần quét mã vạch để đối chiếu thông tin, giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, giảm ùn tắc và tiết kiệm chi phí logistics cho doanh nghiệp.
- Tự động hóa và đảm bảo chính xác dữ liệu: Hệ thống VNACCS/VCIS tự động cập nhật dữ liệu thông qua mã vạch, loại bỏ sai sót nhập liệu và giúp quá trình quản lý tờ khai trở nên minh bạch, đồng bộ.
- Hỗ trợ quản lý, giám sát hiệu quả: Bảng kê mã vạch giúp cơ quan hải quan dễ dàng tra cứu, kiểm tra và theo dõi luồng hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển, đảm bảo an toàn và hạn chế gian lận.
3. Chuẩn bị trước khi in bảng kê mã vạch
Trước khi thực hiện in bảng kê mã vạch, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ, thiết bị và phần mềm cần thiết như sau:
- Bộ chứng từ xuất nhập khẩu, bao gồm: hợp đồng thương mại, hoá đơn thương mại, bảng kê chi tiết đóng gói, vận đơn đường biển, giấy chứng nhận xuất xứ, chứng nhận chất lượng,…Những chứng từ này là cơ sở để khai báo tờ khai hải quan và đối chiếu khi in bảng kê mã vạch.
- Máy tính hoặc laptop có kết nối Internet: Dùng để truy cập các phần mềm khai báo điện tử hoặc website của Tổng cục Hải quan.
- Chữ ký số (Token): Là thiết bị bắt buộc để doanh nghiệp thực hiện khai báo hải quan điện tử. Nếu chưa có, doanh nghiệp có thể mua chữ ký số của các nhà cung cấp uy tín như VNPT, Viettel, FPT để đảm bảo tương thích với hệ thống hải quan.
- Phần mềm khai báo hải quan điện tử: Doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm như ECUS, VNACCS/VCIS hoặc website Tổng cục Hải quan.Tất cả đều cho phép in bảng kê mã vạch trực tiếp ngay sau khi tờ khai được thông quan.
4. Hướng dẫn chi tiết cách in bảng kê mã vạch mới nhất
Doanh nghiệp có thể in bảng kê mã vạch theo 2 cách đơn giản: qua website Tổng cục Hải quan hoặc phần mềm khai báo điện tử.
4.1. Cách 1: In bảng kê mã vạch qua website Tổng cục Hải quan
Đây là cách phổ biến cho những doanh nghiệp nhỏ, ít tờ khai, không cần cài đặt phần mềm chuyên dụng. Các bước thực hiện:
Bước 1: Truy cập cổng thông tin hải quan
Truy cập vào website chính thức: https://www.customs.gov.vn
Bước 2: Chọn mục “In bảng kê mã vạch”
Tìm và chọn mục Dịch vụ công trực tuyến rồi chọn chức năng In bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng.
Bước 3: Nhập thông tin tra cứu
Khi hệ thống hiển thị mẫu biểu nhập thông tin tờ khai, bạn cần điền đầy đủ và chính xác các nội dung theo yêu cầu. Cụ thể:
- Mã doanh nghiệp: Điền mã số thuế của doanh nghiệp đang thực hiện khai báo hải quan.
- Số tờ khai: Ghi số tờ khai hải quan đã được hệ thống cấp sau khi bạn truyền tờ khai thành công.
- Mã hải quan: Nhập mã Chi cục Hải quan nơi bạn mở tờ khai (ví dụ: 01TS, 02TS, 03TG,…).
- Ngày tờ khai: Ghi rõ ngày mở tờ khai theo đúng định dạng mà hệ thống quy định.
Bước 4: Lấy thông tin và kiểm tra
Hệ thống sẽ hiển thị thông tin tờ khai tương ứng. Kiểm tra kỹ để tránh sai sót.
Bước 5: Tiến hành in bảng kê mã vạch
Nhấn In bảng kê mã vạch, chọn khổ giấy phù hợp (A4 hoặc A5).
Doanh nghiệp có thể in trực tiếp hoặc lưu file PDF để gửi qua email cho đối tác.
Lưu ý: Nếu hệ thống báo lỗi “Không tìm thấy dữ liệu”, hãy kiểm tra lại số tờ khai hoặc ngày đăng ký, vì sai định dạng là nguyên nhân thường gặp nhất.
4.2. Cách 2: In bảng kê mã vạch qua phần mềm khai báo (ECUS, VNACCS/VCIS)
Phù hợp với doanh nghiệp có tần suất khai báo lớn, muốn tự động hóa toàn bộ quy trình. Thực hiện theo 4 bước sau:
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm
Mở phần mềm ECUS hoặc VNACCS, đăng nhập bằng tài khoản của doanh nghiệp.
Bước 2: Mở tờ khai cần in mã vạch
Truy cập Tab 5 – Kết quả xử lý tờ khai hoặc mục Lấy danh sách container/mã vạch.
Bước 3: Lấy thông tin mã vạch từ hệ thống Hải quan
Chọn “Lấy thông tin” → phần mềm sẽ tự động kết nối với Tổng cục Hải quan để lấy dữ liệu mã vạch của tờ khai đã thông quan.
Bước 4: In bảng kê phương tiện
Chọn “In mã vạch” hoặc “In bảng kê phương tiện”.
Tại đây, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh mẫu in, số bản sao hoặc định dạng file (PDF, Excel, A4…).
5. Các lỗi thường gặp khi in bảng kê mã vạch và cách xử lý
Trong quá trình in bảng kê mã vạch, doanh nghiệp có thể gặp một số lỗi kỹ thuật khiến bản in bị sai hoặc không hợp lệ. Dưới đây là 3 lỗi phổ biến nhất và hướng dẫn cách khắc phục hiệu quả:
5.1. Lỗi in thiếu hoặc mất ký tự/mã vạch
- Dấu hiệu: Phần chữ hoặc mã vạch trên bản in bị mất nét, đứt đoạn, hoặc hiển thị không đầy đủ, khiến máy quét không thể nhận diện chính xác.
- Nguyên nhân: Thường do cuộn mực hoặc giấy in lắp sai vị trí, trục cao su bị nhãn cuốn vào hoặc giấy bị kẹt trong máy in.
- Cách khắc phục: Kiểm tra và lắp lại cuộn mực đúng hướng, làm sạch trục áp lực cao su, sau đó in thử một bản để đảm bảo mã vạch hiển thị đầy đủ và rõ nét.
5.2. Lỗi in mờ, không rõ nét, máy quét không nhận
- Dấu hiệu: Ký tự và mã vạch in ra bị nhạt màu, khó đọc, hoặc không đủ đậm để máy quét nhận diện.
- Nguyên nhân: Có thể do đầu in bị bẩn, đã sử dụng lâu ngày; giấy hoặc mực in không tương thích; hoặc nhiệt độ đầu in cài đặt quá thấp.
- Cách khắc phục: Làm sạch đầu in bằng cồn isopropyl, thay loại giấy và mực in đạt chuẩn cho mã vạch hải quan, đồng thời tăng nhẹ nhiệt độ đầu in để cải thiện độ đậm và độ nét của bản in.
5.3. Lỗi font chữ hoặc ký hiệu lạ
- Dấu hiệu: Chữ trên bản in bị méo, hiển thị ký tự lạ hoặc không trùng khớp với nội dung tờ khai hải quan.
- Nguyên nhân: Thường do thiếu font chữ chuẩn cho mã vạch (như FREE3OF9.TTF) hoặc cài sai kiểu font, phiên bản phần mềm không tương thích với hệ điều hành.
- Cách khắc phục: Cài đặt lại font chữ chuẩn (FREE3OF9.TTF), cập nhật phần mềm ECUS/VNACCS lên phiên bản mới nhất, và kiểm tra định dạng in trước khi xuất bản chính thức để đảm bảo dữ liệu hiển thị chính xác.
6. Cần lưu ý gì khi in bảng kê mã vạch?
Để quá trình in bảng kê mã vạch diễn ra thuận lợi và hạn chế tối đa sai sót, doanh nghiệp nên ghi nhớ một số lưu ý quan trọng sau:
- Luôn kiểm tra kỹ thông tin tờ khai trước khi in (mã tờ khai, số container, ngày thông quan).
- Kiểm tra kỹ thông tin tờ khai trước khi in, bao gồm: mã tờ khai, số container, ngày thông quan, và thông tin người khai báo.
- Sử dụng máy in chuyên dụng cho mã vạch để đảm bảo bản in rõ nét, dễ quét và có độ bền cao.
- Nếu cần nộp cho nhiều cơ quan, nên lưu file PDF gốc để tránh sai lệch định dạng khi in lại hoặc gửi qua email.
In bảng kê mã vạch là bước không thể thiếu trong quy trình thông quan hàng hóa, giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch và rút ngắn thời gian làm thủ tục. Việc nắm rõ quy trình, chuẩn bị đúng hồ sơ và biết cách xử lý các lỗi in phổ biến sẽ giúp bạn chủ động hơn trong mọi khâu xuất nhập khẩu. Bên cạnh đó, nếu bạn đang quan tâm đến các quy trình in ấn chuẩn kỹ thuật, hoặc muốn tìm hiểu thêm về chất lượng in tem nhãn, in decal chuyên nghiệp, hãy liên hệ với In Sơn Nguyên để được chia sẻ thêm những thông tin hữu ích và cập nhật xu hướng mới trong lĩnh vực in ấn hiện nay.
