Tải mẫu hoá đơn bán lẻ file Word, Excel, PDF mới nhất 2025

Hóa đơn bán lẻ là một trong những biên bản, chứng từ quen thuộc và cần thiết trong hoạt động kinh doanh hằng ngày. Tuy không bắt buộc phải kê khai thuế như hóa đơn GTGT, nhưng mẫu hóa đơn bán lẻ vẫn cần được lập đúng chuẩn, đầy đủ thông tin nhằm đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp. Bài viết dưới đây, In Sơn Nguyên sẽ hướng dẫn chi tiết cách điền mẫu hóa đơn bán lẻ, kèm link tải và ví dụ minh họa giúp bạn dễ dàng áp dụng.

1. Quy định về mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ

Hóa đơn bán lẻ (hay còn gọi là hóa đơn trực tiếp) chỉ được xem là hợp lệ khi lập đúng theo các nguyên tắc và quy định lập hoá đơn hiện hành. Cụ thể:

• Nội dung chính xác: Nội dung trên hoá đơn phải thể hiện rõ ràng, chính xác tên và loại hàng hóa, dịch vụ mà cửa hàng hoặc nhà cung cấp đang kinh doanh. Thông tin này phải đúng với thực tế giao dịch.
• Không tẩy xóa, sửa chữa: Hoá đơn không được sửa chữa, tẩy xoá vì khi giao hoá đơn viết sai cho khách hàng rất dễ bị kẻ gian lợi dụng, gây rủi ro cho cả người mua lẫn người bán.
• Sử dụng một màu mực: Khi viết hóa đơn, chỉ được sử dụng một loại mực, không phai màu để đảm bảo tính minh bạch và dễ lưu giữ, tra soát sau này.
• Lập hóa đơn đúng thời điểm: Hóa đơn cần được lập ngay tại thời điểm thực hiện giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
• Hóa đơn bán lẻ hợp lệ cần cung cấp đầy đủ các thông tin sau:
  • Số hóa đơn;
  • Ngày phát hành;
  • Thông tin người mua (tên, địa chỉ…);
  • Thông tin người bán;
  • Tên hàng hóa, dịch vụ; số lượng; đơn giá;
  • Thành tiền;
  • Chiết khấu, giảm giá (nếu có);
  • Chữ ký của người mua, người bán hoặc người được ủy quyền hợp pháp.

2. Link tải mẫu hóa đơn bán lẻ bản Excel, Word, PDF mới nhất

Dưới đây là các link tải trực tiếp mẫu hóa đơn bán lẻ cập nhật theo quy định mới nhất năm 2025 với nhiều định dạng khác nhau để đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp:

• Tải mẫu hóa đơn bán lẻ Excel
• Tải mẫu hóa đơn bán lẻ Word
• Tải mẫu hóa đơn bán lẻ PDF

3. Hướng dẫn chi tiết cách điền mẫu hóa đơn bán lẻ

Để đảm bảo hóa đơn bán lẻ hợp lệ và dễ kiểm tra khi cần thiết, bạn cần điền đầy đủ các thông tin theo đúng quy định hiện hành. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể:

Thông tin người bán

• Ghi rõ tên cửa hàng, địa chỉ và mã số thuế (nếu có).
• Ví dụ: Tiệm Bánh Ngọt Lily, 45 Nguyễn Trãi, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh, MST: 0312345678

Thông tin người mua

• Nếu người mua cung cấp, điền họ tên, địa chỉ và mã số thuế. 
• Nếu không cung cấp, ghi rõ “Khách lẻ” vào mục này.

Chi tiết hàng hóa/dịch vụ

• Ghi rõ tên hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá và thành tiền. 
• Ví dụ: Bánh su kem 10 cái, 15.000 VNĐ/cái – Thành tiền: 150.000 VNĐ

Tổng tiền và số tiền bằng chữ

• Ghi rõ tổng tiền bằng số và viết bằng chữ tương ứng.
• Ví dụ: Tổng cộng: 150.000 VNĐ. Bằng chữ: Một trăm năm mươi nghìn đồng

Ngày phát hành và chữ ký

• Ghi rõ ngày, tháng, năm lập hóa đơn. 
• Người bán ký tên rõ ràng và đóng dấu (nếu có).

Xử lý khoảng trống

• Gạch chéo các dòng hoặc phần không sử dụng để tránh bị thêm hoặc sửa nội dung trái phép.

Mẫu hóa đơn bán lẻ ví dụ:

4. Những câu hỏi thường gặp về hóa đơn bán lẻ

Hóa đơn bán lẻ là loại chứng từ được sử dụng phổ biến trong các giao dịch hàng ngày, tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ quy định và cách xử lý tình huống phát sinh liên quan đến loại hóa đơn này. Dưới đây là một số câu hỏi phổ biến cùng phần giải đáp chi tiết giúp bạn sử dụng đúng quy định:

Hóa đơn bán lẻ khác gì với hóa đơn GTGT?
Hóa đơn bán lẻ thường áp dụng cho các giao dịch trực tiếp với khách hàng cá nhân, đơn giản về nội dung và không cần thể hiện thông tin thuế giá trị gia tăng (GTGT). Trong khi đó, hóa đơn GTGT được dùng trong các giao dịch giữa 2 doanh nghiệp, đòi hỏi đầy đủ thông tin về người mua, người bán, mã số thuế,…

Doanh nghiệp nhỏ có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử không?
Theo quy định của Bộ Tài chính, kể từ tháng 7/2022, gần như tất cả các doanh nghiệp đều phải áp dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp hoạt động tại vùng sâu vùng xa chưa có hạ tầng công nghệ phù hợp, có thể được cơ quan thuế xem xét miễn trừ tạm thời.

Làm thế nào để chỉnh sửa hóa đơn bán lẻ khi đã phát hành?
Hóa đơn bán lẻ sau khi phát hành sẽ không được chỉnh sửa. Nếu xảy ra sai sót, doanh nghiệp cần lập biên bản hủy hóa đơn, thông báo với cơ quan thuế và tiến hành lập hóa đơn mới thay thế. Hóa đơn cũ cần được lưu trữ đầy đủ theo quy định để phục vụ đối chiếu khi cần.

Có phải giữ lại bản sao của tất cả hóa đơn bán lẻ không?
Có. Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ bản sao của tất cả hóa đơn bán lẻ đã phát hành trong thời gian tối thiểu 10 năm theo quy định hiện hành, nhằm đảm bảo tính minh bạch và sẵn sàng cho các hoạt động kiểm tra, đối chiếu của cơ quan chức năng.

Khi nào cần xuất hóa đơn có mã của cơ quan thuế?
Hóa đơn có mã của cơ quan thuế được sử dụng trong các giao dịch giữa hai doanh nghiệp hoặc khi người mua yêu cầu xuất hóa đơn GTGT để phục vụ việc kê khai, khấu trừ thuế. Đối với các giao dịch bán lẻ thông thường cho khách lẻ không yêu cầu hóa đơn, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn bán lẻ theo mẫu đơn giản hơn.

Dù đơn giản hơn so với hóa đơn GTGT, hóa đơn bán lẻ vẫn có vai trò quan trọng trong việc ghi nhận giao dịch, minh bạch doanh thu và làm cơ sở lưu trữ thông tin. Việc lập hóa đơn đúng mẫu, đầy đủ thông tin không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro về pháp lý sau này. Hy vọng với hướng dẫn chi tiết và ví dụ minh họa trong bài viết của In Sơn Nguyên, bạn có thể dễ dàng áp dụng vào thực tế một cách chính xác và hiệu quả.