CEO Nguyễn SơnCách in 1 mặt trong Excel là chọn đúng vùng in, hướng trang và khổ giấy trong Page Setup trước khi nhấn Print, để toàn bộ bảng dữ liệu nằm gọn trên một trang duy nhất thay vì bị tràn sang trang thứ hai. Nhiều người làm báo giá, bảng lương hay danh sách hàng hóa trong Excel vẫn gặp cảnh in ra bị cắt mất cột cuối, lệch lề hoặc chia thành 2-3 trang dù dữ liệu không quá dài. Nắm đúng cách in 1 mặt giúp tiết kiệm giấy, đỡ mất công in lại và tài liệu trông gọn gàng hơn khi gửi cho khách hoặc đối tác. Bài viết dưới đây, In Sơn Nguyên hướng dẫn từng bước để bạn tự chỉnh được ngay trên file đang làm.
Lợi ích của cách in 1 mặt trong Excel
In gọn nội dung trong 1 mặt trang giấy giúp dữ liệu không bị cắt xén hoặc trải dài sang trang khác, nhờ đó bảng tính giữ được tính toàn vẹn và dễ theo dõi khi đọc. Ba lợi ích rõ nhất khi áp dụng đúng cách:
- ✔ Giữ nguyên nội dung file Excel khi in, không bị chia cắt sang trang thứ hai.
- ✔ Kiểm soát được phần nội dung hiển thị trên bản in trước khi bấm Print.
- ✔ Loại bỏ khoảng trắng thừa, bản in gọn và dễ đọc hơn.
Những lưu ý cần biết trước khi in 1 mặt trong Excel
Trước khi nhấn Print, kiểm tra 4 điểm sau để bản in đúng ngay từ lần đầu, không phải in lại vì cắt lề hay sai vùng dữ liệu.
Chọn in 1 mặt trong Excel bằng cách đặt vùng in (Print Area)
Đặt đúng vùng in giúp Excel chỉ xuất phần dữ liệu cần thiết, tránh in dư hoặc thiếu:
- ✔ Kéo chọn các ô chứa dữ liệu muốn in.
- ✔ Chuyển đến tab Page Layout trên thanh công cụ.
- ✔ Trong nhóm Page Setup, nhấn Print Area.
- ✔ Chọn Set Print Area để đặt vùng in theo đúng khu vực đã chọn.
Căn chỉnh lề trang trước khi in
Lề cân đối giúp nội dung không bị cắt xén và bản in trông chỉn chu hơn:
- ✔ Vào tab Page Layout, chọn Margins (Lề).
- ✔ Chọn nhanh một trong các mức có sẵn: Normal (Bình thường), Wide (Rộng), Narrow (Hẹp).
- ✔ Hoặc chọn Custom Margins… để tự nhập số đo lề trên, dưới, trái, phải.
Xem trước bản in bằng Print Preview
Xem trước giúp phát hiện lỗi cỡ chữ, màu sắc, căn lề trước khi in thật, tránh việc phải in lại nhiều lần vì bản in không đúng như hình dung.
Chọn đúng máy in trước khi in 1 mặt
Chọn sai máy in là nguyên nhân phổ biến khiến bản in lệch khổ giấy hoặc không ra đúng thiết bị mong muốn:
- ✔ Vào tab File, chọn Print.
- ✔ Tại mục Printer, nhấn mũi tên để xem danh sách máy in có sẵn.
- ✔ Chọn đúng tên máy in cần dùng.
- ✔ Kiểm tra lại khổ giấy, số bản in, căn lề rồi nhấn Print.
Quản lý danh sách sản phẩm bằng Excel, cần in tem nhãn dán kèm?
File Excel chỉ in ra được tờ giấy A4 chứ không dán được lên bao bì. Nếu bảng dữ liệu bạn đang chỉnh là danh mục sản phẩm cần dán tem nhãn hoặc mã vạch riêng cho từng mặt hàng, tham khảo thêm cách in tem nhãn trong Excel để xuất đúng dữ liệu cần in, hoặc đặt xưởng in trực tiếp khi cần tem mã vạch tra cứu cho từng sản phẩm, số lượng từ 5.000 bản/đơn.
Cách in 1 mặt trang trong Excel theo 2 hướng cơ bản
Tùy khổ dữ liệu và cách trình bày bảng tính, bạn có thể chọn 1 trong 2 cách dưới đây để bản in vừa khít 1 mặt giấy.
Cách in 1 mặt trang theo chiều ngang (Landscape)
- ✔ Bước 1: Vào File > Print hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + P.
- ✔ Bước 2: Trong mục Settings, chọn Landscape Orientation để in theo chiều ngang.
- ✔ Bước 3: Kiểm tra bản in trước rồi nhấn Print để in theo chiều ngang.
Cách này giúp tối ưu không gian in trên trang, đặc biệt khi bảng tính có nhiều cột hoặc dữ liệu trải rộng.
Cách chỉnh in 1 mặt trong Excel bằng Page Setup
- ✔ Bước 1: Chọn tab Page Layout, nhấn biểu tượng mũi tên trong nhóm Page Setup.
- ✔ Bước 2: Trong hộp thoại Page Setup, chọn Margins.
- ✔ Bước 3: Căn chỉnh lề Top, Bottom, Left, Right để nội dung vừa trên một mặt giấy.
Với cách này, bạn tùy chỉnh được lề trang chính xác đến từng milimet để bản in vừa vặn, không bị cắt xén.
3 cách in 1 mặt trong Excel theo yêu cầu khác
Ngoài 2 cách cơ bản ở trên, tùy tình huống cụ thể bạn có thể áp dụng thêm một trong 3 cách sau để bảng tính vừa gọn trong 1 mặt giấy.
Cách 1: Chỉnh sửa độ rộng cột trước khi in
- ✔ Bước 1: Di chuột lên đầu cột cần chỉnh, dùng biểu tượng mũi tên 4 chiều để thu nhỏ hoặc mở rộng cột theo ý muốn.
- ✔ Bước 2: Vào tab File, kiểm tra tài liệu đã hiển thị đầy đủ trên 1 mặt giấy chưa rồi nhấn Print.
Lưu ý: không thu cột quá hẹp khiến dữ liệu bị che khuất khi in.
Cách 2: Chỉnh kích thước bảng bằng Fit to
- ✔ Bước 1: Trong tab Page Layout, nhấn mũi tên xuống trong nhóm công cụ Page Setup.
- ✔ Bước 2: Trong hộp thoại Page Setup, tại mục Fit to trong tab Page, điền số liệu phù hợp rồi nhấn OK.
Cách này giúp bảng tính vừa với chiều rộng trang giấy, tận dụng tối đa không gian in.
Cách 3: Thay đổi vùng in
- ✔ Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu muốn in.
- ✔ Bước 2: Trong tab Page Layout, chọn Print Area rồi chọn Set Print Area.
- ✔ Bước 3: Đổi tùy chọn trong cửa sổ in thành Print Selection. Excel sẽ chỉ in đúng vùng đã chọn.
Nếu bảng Excel đang dùng là danh mục sản phẩm cần in hàng loạt, có thể tách riêng dữ liệu để tạo label trong Excel theo mẫu in sẵn, thay vì in từng tờ A4 rời như cách thông thường.
Xử lý các vướng mắc thường gặp khi in 1 mặt trong Excel
Bảng in bị cắt mất cột hoặc dòng cuối phải làm sao
Nguyên nhân thường do vùng in (Print Area) đặt chưa hết bảng, hoặc lề trang quá hẹp so với chiều rộng dữ liệu. Đặt lại Print Area theo đúng vùng dữ liệu, sau đó dùng Print Preview kiểm tra lại trước khi in.
Lưu vùng in đã chọn để lần in sau không phải chọn lại
Có. Sau khi nhấn Set Print Area, Excel tự ghi nhớ vùng in này trong file. Chỉ cần lưu lại file, những lần in sau không cần chọn vùng in lại từ đầu, trừ khi bạn thêm dòng, cột mới ngoài vùng đã đặt.
Bảng dài hơn 1 trang nhưng vẫn muốn gói gọn trong 1 mặt giấy
Dùng mục Fit to trong Page Setup, đặt số trang chiều rộng và chiều cao đều là 1. Excel sẽ tự thu nhỏ tỷ lệ in để toàn bộ bảng nằm gọn trên 1 trang, phù hợp khi bảng có nhiều dòng nhưng không quá rộng.
File Excel in ra bị lệch màu hoặc thiếu màu nền so với trên máy
Máy in văn phòng thường mặc định chế độ tiết kiệm mực (Draft/Economy), khiến màu nền ô hoặc màu chữ tô đậm bị nhạt hoặc mất hẳn khi in. Vào File > Print > Printer Properties, tắt chế độ tiết kiệm mực và bật in màu (Color) nếu máy hỗ trợ, trước khi áp dụng lại cách in 1 mặt trong Excel như hướng dẫn ở trên.
CÔNG TY CỔ PHẦN IN SƠN NGUYÊN
Không ít khách hàng quản lý danh mục sản phẩm bằng Excel rồi gửi thẳng file này cho xưởng để in tem nhãn hoặc mã vạch tương ứng cho từng dòng dữ liệu. Từ 2013, In Sơn Nguyên vận hành máy bế cuộn Xiqui D360X, dung sai bế ±0.1mm, phù hợp khi cần in đồng loạt tem nhãn hàng hóa theo danh sách dài từ file Excel khách gửi kèm.
Địa chỉ: Đội 8, thôn Vĩnh Trung, xã Đại Thanh, thành phố Hà Nội
Hotline / Zalo: 097 926 2230
