CEO Nguyễn SơnCách in 1 mặt trong Excel là thao tác cần thiết khi bạn muốn tiết kiệm giấy, in tài liệu rõ ràng hoặc tuân thủ yêu cầu in ấn cụ thể. Khi nắm rõ các bước thực hiện bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và đảm bảo chất lượng bản in như mong muốn. Cùng In Sơn Nguyên xem ngay cách in tại đây!
1. Mục đích và tác dụng của cách in 1 mặt trong excel
Việc in nội dung Excel gọn trong 1 mặt trang giấy giúp đảm bảo dữ liệu không bị cắt xén hoặc trải dài sang trang khác, từ đó giữ được tính toàn vẹn và dễ theo dõi khi đọc.
Một số lợi ích của việc in 1 mặt trong Excel đó là:
- Giữ nguyên nội dung file Excel khi in mà không bị chia cắt.
- Dễ dàng chỉnh sửa, kiểm soát nội dung hiển thị trước khi in.
- Loại bỏ các khoảng trắng không cần thiết, giúp bản in gọn gàng, chuyên nghiệp hơn.
2. Các lưu ý trước khi in trong Excel
Để có một bản in Excel rõ ràng, đúng định dạng và tiết kiệm giấy, bạn nên lưu ý một số điểm sau:
Kiểm tra vùng in: Đây là bước quan trọng để đảm bảo chỉ in đúng phần nội dung cần thiết, tránh in dư thừa hoặc bị thiếu dữ liệu. Để chọn vùng in một cách nhanh chóng và chính xác, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
- Kéo chọn các ô chứa dữ liệu mà bạn muốn in.
- Chuyển đến tab “Page Layout” trên thanh công cụ.
- Trong nhóm “Page Setup,” nhấn vào “Print Area.”
- Chọn “Set Print Area” để đặt vùng in theo khu vực bạn đã chọn.
Căn chỉnh lề trước khi in: Giúp nội dung hiển thị cân đối, không bị cắt xén và chuyên nghiệp hơn khi in ra giấy. Bạn có thể thực hiện như sau:
- Vào tab Page Layout trên thanh công cụ.
- Chọn Margins (Lề).
- Tại đây, bạn có thể chọn một trong các tùy chọn sẵn có như:
- Normal (Bình thường)
- Wide (Rộng)
- Narrow (Hẹp)
- Hoặc chọn Custom Margins… để tự nhập thông số lề trên, dưới, trái, phải theo ý muốn.
Xem trước trang in bằng Preview: Việc xem trước khi in trong Excel mang lại nhiều lợi ích thiết thực như giúp kiểm tra và phát hiện các lỗi nhỏ trong nội dung, đảm bảo định dạng như cỡ chữ, màu sắc, căn lề được hiển thị đúng như mong muốn. Ngoài ra, tính năng này còn cho phép bạn hình dung chính xác tài liệu sẽ trông như thế nào khi in ra, từ đó điều chỉnh kịp thời để tránh sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí do phải in lại nhiều lần.
Chọn máy in đúng: Chọn đúng máy in trong Excel là bước quan trọng để đảm bảo tài liệu được in ra đúng thiết bị và chất lượng mong muốn. Để chọn máy in, bạn thực hiện như sau:
- Vào tab File → chọn Print.
- Tại mục Printer, nhấn vào mũi tên để hiển thị danh sách các máy in có sẵn.
- Chọn đúng tên máy in bạn muốn sử dụng.
- Kiểm tra lại các cài đặt như khổ giấy, số bản in, căn lề,… rồi nhấn Print để in.
3. 3 Cách in 1 mặt trang trong excel
Để in 1 mặt trang trong Excel, bạn có thể áp dụng một số phương pháp khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể và cách trình bày dữ liệu. Dưới đây là ba cách đơn giản và hiệu quả để bạn có thể dễ dàng điều chỉnh bản in cho phù hợp với khổ giấy và nội dung cần in.
3.1. Cách in 1 mặt trang trong excel theo chiều ngang
- Bước 1: Vào File > Print hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + P.
- Bước 2: Trong mục Settings, chọn Landscape Orientation để in theo chiều ngang.
- Bước 3: Kiểm tra trước bản in và nhấn Print để in file theo chiều ngang.
Cách này giúp tối ưu không gian in trên trang, đặc biệt khi có nhiều dữ liệu hoặc bảng tính rộng.
3.2. Cách in 1 mặt trang trong excel bằng cách căn lề cho trang in
- Bước 1: Chọn tab Page Layout và nhấn vào biểu tượng mũi tên trong nhóm Page Setup.
- Bước 2: Trong hộp thoại Page Setup, chọn Margins.
- Bước 3: Căn chỉnh các lề (Top, Bottom, Left, Right) để điều chỉnh độ rộng, giúp in file Excel trên một mặt giấy.
Với cách này, bạn có thể tùy chỉnh lề trang để bản in vừa vặn và không bị cắt xén.
3.3. Cách in 1 mặt trang trong excel theo yêu cầu khác
Cách 1: Chỉnh sửa độ rộng cột trước khi in
- Bước 1: Di chuột lên đầu cột cần chỉnh sửa và sử dụng biểu tượng mũi tên 4 chiều để thu nhỏ hoặc mở rộng cột theo mong muốn.
Bước 2: Vào tab File, kiểm tra xem tài liệu đã hiển thị đầy đủ trên 1 mặt giấy chưa, sau đó nhấn Print để in file.
Lưu ý: Đảm bảo không che mất dữ liệu khi điều chỉnh độ rộng cột trước khi in.
Cách 2: Chỉnh sửa kích thước bảng trước khi in
- Bước 1: Trong tab Page Layout, nhấn vào mũi tên xuống trong nhóm công cụ Page Setup.
- Bước 2: Trong hộp thoại Page Setup, tại mục Fit to trong tab Page, điền số liệu thích hợp và nhấn OK để cân chỉnh kích thước bảng trước khi in.
Điều này giúp in bảng tính vừa vặn với chiều rộng của trang giấy, tận dụng không gian in hiệu quả.
Cách 3: Thay đổi vùng in
- Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu muốn in.
- Bước 2: Trong tab Page Layout, chọn Print Area và sau đó chọn Set Print Area.
- Bước 3: Điều chỉnh tùy chọn trong cửa sổ in trong Excel thành Print Selection. Khi đó, Excel sẽ chỉ in vùng bạn đã chọn.
Với các cách trên, bạn có thể linh hoạt và dễ dàng in 1 mặt trong Excel, tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu và tài liệu của mình, đảm bảo bản in chính xác và chuyên nghiệp.
Cách in 1 mặt trong Excel không chỉ giúp tài liệu gọn gàng, dễ theo dõi mà còn tiết kiệm giấy và thời gian. Với vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể in đúng nội dung mình cần một cách nhanh chóng và hiệu quả.
