CEO Nguyễn SơnVới sự phổ biến của các công cụ văn phòng, cách in tem nhãn trong excel đã trở thành một lựa chọn phổ biến nhờ tính linh hoạt, dễ sử dụng và khả năng xử lý dữ liệu hàng loạt. Trong bài viết này, địa chỉ in tem nhãn uy tín In Sơn Nguyên sẽ cùng tìm hiểu cách in tem nhãn trong Excel để đáp ứng nhu cầu thực tế một cách hiệu quả và tiết kiệm.
>>>> XEM THÊM: Xưởng in tem nhãn tại Hà Nội nhanh số lượng lớn
1. Quy trình chi tiết cách in tem nhãn trong Excel
Bạn đang tìm cách in tem nhãn trong Excel nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Dù sử dụng phiên bản Excel 2007, 2010, 2013, 2016 hay 2019, quy trình thực hiện thực tế không hề phức tạp. Hãy cùng khám phá hướng dẫn chi tiết và dễ hiểu nhất để bạn có thể tự tin tạo và in tem nhãn chuyên nghiệp chỉ trong vài bước đơn giản.
Tóm tắt các bước thực hiện:
- Cài đặt font mã vạch phù hợp nếu cần.
- Tạo file dữ liệu chứa thông tin nhãn trên Excel.
- Thiết kế và định dạng mẫu tem nhãn trong Word.
- Chèn dữ liệu từ file Excel vào file Word thông qua tính năng trộn thư (Mail Merge).
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P để mở lệnh in.
- Chọn máy in đã kết nối, sau đó nhấn Print để hoàn tất việc in tem nhãn.
Hãy thực hiện từng bước để có được những mẫu tem nhãn đúng như mong muốn!
1.1. Bước 1: Cài đặt font mã vạch phù hợp nếu cần
Đầu tiên hãy tìm và tải Fonts chữ mã vạch về để sử dụng cho Word, Excel > Giải nén file vừa tải về và nhấn chuột phải vào font chọn Install để cài đặt.
1.2. Bước 2: Tạo file dữ liệu chứa thông tin nhãn trên Excel.
Để bắt đầu quá trình in tem nhãn, bước đầu tiên là chuẩn bị dữ liệu trong Excel. Hãy mở Excel và tạo một file mới, sau đó nhập các thông tin cần thiết liên quan đến sản phẩm hoặc mã vạch bạn muốn in. Những thông tin này có thể bao gồm:
- Tên sản phẩm: Tên đầy đủ của sản phẩm.
- Mã barcode: Mã vạch của sản phẩm, thường được thể hiện dưới dạng ký tự số hoặc ký tự kết hợp.
- Phân loại: Loại sản phẩm hoặc danh mục mà sản phẩm thuộc về.
- Giá cả: Giá bán của sản phẩm.
- Số lượng: Số lượng sản phẩm hiện có.
Lưu ý: Khi nhập dữ liệu, hãy chia nhỏ thông tin thành từng cột riêng lẻ, mỗi cột đại diện cho một trường dữ liệu cụ thể. Ví dụ:
| Tên sản phẩm | Mã barcode | Phân loại | Giá cả | Số lượng |
| Áo thun | 123456789 | Thời trang | 150 | 50 |
| Bút bi | 987654321 | Văn phòng | 5 | 100 |
1.3. Bước 3: Thiết kế và định dạng mẫu tem nhãn trong Word
Sau khi hoàn tất dữ liệu trong Excel, hãy mở Word để bắt đầu thiết kế và định dạng mẫu tem nhãn của bạn.
Truy cập tính năng Mail Merge để tạo mẫu tem nhãn:
- Tại thanh công cụ, chọn Mailings.
- Nhấp vào Start Mail Merge > Chọn Labels.
Khi cửa sổ Label xuất hiện hãy thực hiện các điều chỉnh như sau:
Định dạng kích thước tem nhãn:
- Khi hộp thoại Label Options hiện ra:
- Trong mục Label vendors, bạn có thể chọn nhà cung cấp nhãn phù hợp (ví dụ: Avery).
- Nếu không sử dụng mẫu nhãn có sẵn, bạn có thể nhấp vào New Label để tùy chỉnh kích thước.
- Nhập các thông số kích thước nhãn (chiều dài, chiều rộng, khoảng cách giữa các nhãn, số nhãn trên một trang, v.v.) dựa trên loại tem nhãn mà bạn sẽ in.
- Nhấn OK để áp dụng.
Ở giao diện tiếp theo, hãy thực hiện điều chỉnh thông số tem nhãn như sau:
Thiết kế mẫu tem nhãn:
- Sau khi chọn kích thước, Word sẽ hiển thị khung các ô tương ứng với nhãn của bạn.
- Tùy chỉnh nội dung hiển thị cho từng nhãn bằng cách thêm văn bản, logo, hoặc thông tin cần thiết.
- Label height: Chiều cao tem nhãn
- Label width: Chiều rộng (độ rộng) tem nhãn
- Number across: Số tem trên một hàng (số cột)
- Number down: Số hàng
- Kích thước trang (Page size): Chọn Custom
- Page width: Chiều rộng của toàn bộ trang
- Page height: Chiều cao của toàn bộ trang.
Xong hãy bấm OK để lưu lại. Hãy kiểm tra lại tem nhãn trên bản in file Word đã có kích thước đúng với yêu cầu của bạn hay chưa, nếu chưa hãy tiếp tục điều chỉnh bằng cách điều chỉnh các thông số trên cho hợp lý.
1.4. Bước 4: Chèn dữ liệu từ file Excel vào file Word
Chèn dữ liệu từ file Excel:
- Chọn Select Recipients > Use an Existing List… và tìm đến file Excel đã lưu trước đó.
- Khi hộp thoại mở ra, chọn sheet chứa dữ liệu và nhấn OK.
Tiếp đến hãy chọn file Excel đã tạo trước đó.
Thêm trường dữ liệu vào mẫu tem nhãn:
- Đặt con trỏ vào vị trí bạn muốn chèn thông tin.
- Nhấp vào Insert Merge Field và chọn các trường chỉnh sửa Fonts hợp lý cho các trường dữ liệu. Như trường name – Fonts chữ tùy ý, trường barcode – Fonts mã vạch,…
- Sắp xếp và định dạng để mẫu tem nhãn chuyên nghiệp.
Xong hãy bấm Preview Results > Update labels. Hãy kiểm tra lại mẫu tem nhãn thiết kế trên word.
Tiếp bấm Finish & Merge Finish > Cửa sổ Merge to New Document hiện ra chọn 1 trong 3 tùy chọn sau:
- Chọn All in toàn bộ
- Chọn Current record in dữ liệu hiện thời (dòng đầu tiên)
- From __ To __ in theo dòng.
1.5. Bước 5: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P để mở lệnh in
Hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl + P để thực hiện lệnh in > Chọn thiết bị máy in đã kết nối > Nhấn Print để bắt đầu quá trình in.
2. Lưu ý khi in tem nhãn trong Excel
Để đảm bảo quá trình in tem nhãn diễn ra thuận lợi trong Excel và đạt chất lượng cao cùng tìm hiểu lưu ý sau đây:
- Chuẩn bị dữ liệu chính xác: Đảm bảo dữ liệu trong Excel được nhập đầy đủ và chính xác, tránh lỗi chính tả hoặc thiếu thông tin. Mỗi loại thông tin (tên sản phẩm, mã barcode, giá cả…) nên được phân chia thành các cột riêng biệt để dễ quản lý.
- Định dạng dữ liệu: Định dạng số liệu, đặc biệt là giá cả, số lượng hoặc mã barcode, cần thống nhất (ví dụ: không để số thập phân nếu không cần thiết).
- Kích thước và khổ in: Xác định kích thước tem nhãn và khổ giấy trước khi in. Nếu không chắc chắn, hãy in thử một bản để kiểm tra trước khi in hàng loạt.
- Kết nối file Excel với Word: Khi sử dụng tính năng trộn thư (Mail Merge), kiểm tra xem các cột trong Excel được liên kết đúng với mẫu tem nhãn trong Word. Không thay đổi vị trí hoặc tên file Excel sau khi đã kết nối với Word, để tránh lỗi đường dẫn.
- Chọn máy in phù hợp: Nếu sử dụng máy in nhãn chuyên dụng, hãy cài đặt đúng trình điều khiển (driver) và chọn loại giấy phù hợp. Kiểm tra mực in và độ phân giải của máy in để đảm bảo chất lượng nhãn rõ nét.
- Kiểm tra nội dung trước khi in: Sử dụng tính năng Preview Results trong Word để xem trước dữ liệu từ Excel hiển thị trên tem nhãn. Kiểm tra kỹ từng chi tiết như font chữ, kích thước, và vị trí dữ liệu trên tem nhãn.
- In thử trước khi in hàng loạt: In một hoặc hai tờ mẫu để đảm bảo dữ liệu hiển thị đúng và khớp với kích thước tem nhãn. Điều chỉnh lề, khoảng cách hoặc định dạng nếu cần thiết trước khi in toàn bộ.
>>>> XEM TÊM: Tem nhãn bị trầy xước dễ rách: Nguyên nhân và cách khắc phục
3. Lỗi thường gặp khi in tem nhãn bằng Excel và cách khắc phục
3.1. Lỗi in không rõ nét
- Đặc điểm: Tem nhãn bị mờ, chữ không rõ, chữ được chữ mất.
- Nguyên nhân:
- Sử dụng giấy in có chất lượng kém hoặc không phù hợp với loại mực.
- Cài đặt chế độ in không chính xác.
- Cách khắc phục:
- Nhấn Ctrl + P để mở lệnh in.
- Chọn Properties hoặc Settings.
- Tìm đến mục Material Settings và thay đổi tùy chọn giấy:
- Từ Normal Paper sang Labels Printing (giấy in tem nhãn).
- Cài đặt này giúp giảm tốc độ in, tăng nhiệt áp ở đầu in và tạo áp suất lớn để mực bám tốt hơn trên bề mặt giấy.
- Nhấn Save để lưu định dạng và thử in lại.
3.2. Chữ in bị lệch khỏi tem
- Đặc điểm: Thông tin trên tem nhãn bị lệch khỏi khung, dẫn đến mất nội dung hoặc hiển thị không đúng vị trí.
- Nguyên nhân:
- Định dạng giấy hoặc khổ in không phù hợp với kích thước tem nhãn.
- Lề và khoảng cách giữa các tem chưa được thiết lập chính xác.
- Cách khắc phục:
Cách 1: Điều chỉnh kích thước giấy in- Vào Page Layout > Size > More Paper Sizes.
- Trong cửa sổ Page Setup, chọn tab Paper và điều chỉnh thông số:
- Width (chiều rộng) và Height (chiều dài) khớp với kích thước tem nhãn.
- Nhấn OK để hoàn thành.
- Cách 2: Điều chỉnh lề và khoảng cách
- Vào Page Layout > Margins > Custom Margins.
- Trong cửa sổ Page Setup, chọn tab Margins và điều chỉnh các thông số:
- Top, Left, hoặc Top/Bottom sao cho chữ nằm chính xác trong khung tem nhãn.
- Nhấn OK để áp dụng thay đổi.
3.3. Tem nhãn bị nhòe hoặc bong mực
- Đặc điểm: Tem bị nhòe mực hoặc mực dễ bong tróc khi chạm vào.
- Nguyên nhân:
- Sử dụng sai loại giấy (không phải giấy in nhiệt hoặc giấy nhãn chuyên dụng).
- Cài đặt nhiệt độ đầu in không phù hợp với chất liệu giấy.
- Cách khắc phục:
- Kiểm tra loại giấy đang sử dụng, đảm bảo giấy phù hợp với loại mực và máy in.
- Truy cập Properties hoặc Settings trong lệnh in, tìm mục Print Density hoặc Temperature Settings và điều chỉnh mức nhiệt độ để cải thiện độ bám mực.
>>>> XEM THÊM: Tem nhãn biến dạng : Nguyên nhân và giải pháp hiệu quả
3.4. Tem nhãn bị in thiếu hoặc không hiển thị nội dung
- Đặc điểm: Một số tem không hiển thị đầy đủ nội dung, hoặc hoàn toàn không in dữ liệu.
- Nguyên nhân:
- File Excel kết nối với Word bị lỗi hoặc không đúng định dạng.
- Nội dung vượt quá kích thước cho phép của tem nhãn.
- Cách khắc phục:
- Kiểm tra dữ liệu trong file Excel, đảm bảo không có ô trống hoặc lỗi nhập liệu.
- Điều chỉnh kích thước font chữ và nội dung trong mẫu tem nhãn trên Word sao cho vừa vặn với khung nhãn.
3.5. Máy in kéo giấy sai hoặc kẹt giấy
- Đặc điểm: Máy in kéo nhiều tờ giấy cùng lúc hoặc kẹt giấy khi in.
- Nguyên nhân:
- Giấy in bị cong, gấp mép, hoặc không xếp ngay ngắn trong khay in.
- Sử dụng loại giấy không tương thích với máy in.
- Cách khắc phục:
- Kiểm tra và đảm bảo giấy in phẳng, không bị cong hoặc ẩm.
- Xếp giấy ngay ngắn trong khay in, không để quá nhiều giấy.
- Nếu sử dụng máy in nhãn chuyên dụng, hãy kiểm tra thông số giấy và cài đặt phù hợp với loại máy.
Cách in tem nhãn trong Excel được đánh giá cao tính đơn giản linh hoạt, phù hợp với nhiều nhu cầu khác nhau, từ việc in tem sản phẩm đến quản lý kho hàng. Bằng cách nắm vững các kỹ thuật cơ bản và kết hợp Excel với các công cụ hỗ trợ như Word hoặc máy in nhãn chuyên dụng, bạn có thể tối ưu hóa quy trình làm việc một cách hiệu quả. Nếu có bất kỳ điều gì thắc mắc hãy liên hệ ngay với In Sơn Nguyên!
